O SUCESSO DE UMA GESTÃO DEPENDE DE COMO É FEITA A TRANSIÇÃO ADMINISTRATIVA E A PREPARAÇÃO DO NOVO MANDATO.
Quatro anos passam rápido e há medidas importantes que só podem ser tomadas nos primeiros dias do novo mandato. Para isso, elas precisam ser preparadas antes da posse e com base nas informações levantadas na transição. É uma janela de tempo curta que, se perdida, não poderá ser recuperada
PASSO A PASSO:
1. Solicitar ao prefeito que sai a constituição da comissão de transição e indicar membros representantes do prefeito eleito – nos moldes das Resoluções 034/2016 e 018/2020 do Tribunal de Contas do Estados.
2. A comissão de transição deve ter membros indicados por área prioritária (ORÇAMENTO E FINANÇAS; CONTABILIDADE; TRIBUTÁRIA, ADMINISTRAÇÃO, RH E PATRIMÔNIO; SAÚDE; EDUCAÇÃO; ASSISTÊNCIA SOCIAL; INFRAESTRUTURA E OBRAS; SERVIÇOS URBANOS; JURÍDICO; ETC.
3. Realizar reunião com a nova equipe de transição para analisar as resoluções e o MANUAL DE TRANSIÇÃO DO TCE. Com base nisso, dividir tarefas com a equipe, estipular prazos e definir a forma e as ferramentas de trabalho para organizar as informações que forem levantadas.
4. É fundamental registrar, fotografar, testemunhar e evidenciar com clareza e precisão tudo o que for sendo encontrado (estado dos documentos nas secretarias, os bens móveis e imóveis, os estoques em almoxarifado, veículos, instalações prediais, medição das obras em andamento ou paralisadas, situação das escolas, unidades de saúde, creches, praças, ruas, bueiros, estradas, iluminação pública, computadores e servidores de dados, sistemas informáticos em uso pela prefeitura etc.). Esse levantamento serve para SEGREGAR RESPONSABILIDADES entre o prefeito que entra e o que sai. Também serve para eventual auditoria, para avaliação futura em comparativo ‘ANTES E DEPOIS’ da atual gestão e para elaboração do relatório de transição a ser encaminhado aos órgãos de controle.
5. Para o registro em tempo real das informações levantadas e a consolidação rápida dos relatórios de transição, recomenda-se a utilização das seguintes ferramentas (aplicativos de celular ou tablet) que captam imagens, registram a geolocalização e permitem preencher informações textuais em formulário on-line de forma prática ‘in loco’:
– iAuditor
– TimeStamp
– Google Formulários
A valorem.net pode treinar a equipe para uso dessas ferramentas e customiza-las para uso específico de cada setor.
6. Caso a gestão que sai crie dificuldades para fornecer ou dar acesso às informações, o jurídico do prefeito que entra deve ser acionado para adotar medidas legais cabíveis.
7. É importante que pessoas de COMUNICAÇÃO acompanhem os trabalhos da comissão para produzir ‘press releases’ com informações de andamento dos trabalhos para divulgação na imprensa, sob avaliação prévia do prefeito eleito. Também, para que seja organizada uma coletiva de imprensa a ser concedida pelo prefeito e equipe de transição para mostrar COMO A PREFEITURA ESTÁ SENDO RECEBIDA. Isso é recomendável para deixar claro o ‘divisor de águas’ entre o mandato que termina e o que começa. Para evitar que o prefeito que entra não venha ser cobrado por problemas da gestão anterior – por desconhecimento da população.
8. É muito importante que a equipe de transição dê foco especial aos CONTRATOS E CONVÊNIOS em andamento e cujos prazos estejam próximos de vencer. Convênios e contratos que perdem a vigência não podem ser renovados e, em face disso, recursos podem ser perdidos e serviços essenciais e continuados podem ser suspensos causando sérios transtornos (inclusive de imagem) ao gestor que entra. Informações seguras sobre a necessidade e regularidade dos contratos em andamento são indispensáveis para que o novo prefeito possa decidir, rapidamente, o que deve ter continuidade e o que deve parar.
9. PLANO COM MEDIDAS INICIAIS: em paralelo ao trabalho de transição, é necessário que o novo prefeito planeje o início do seu mandato. Isso deve ser feito com base em: (a) compromissos assumidos no plano de governo; (b) informações levantadas pela equipe de transição – problemas e oportunidades encontradas; (c) possibilidade de recursos externos – parcerias com governos estadual e federal. É fundamental preparar as medidas iniciais de governo (atos administrativos, portarias, decretos, criação de grupos de trabalho, anúncios etc.) para os primeiros dias – já durante a transição.
10. PAINEL DE CONTROLE – SISTEMATIZAÇÃO DO PLANO DE METAS – o plano mencionado no item anterior deve ser SISTEMATIZADO em uma planilha com descrição, prazo, responsável, fonte de recursos etc. podendo evoluir para um sistema de GESTÃO DE METAS a ser usado durante a gestão de forma que o prefeito possa pactuar e acompanhar o cumprimento de cada meta com seus auxiliares em cada setor, ajustando-as sempre que necessário. Esse acompanhamento permite ao prefeito uma avaliação de desempenho dos membros de sua equipe e, ainda, um maior controle sobre o andamento geral da sua gestão.
Obs: a valorem.net implementa e orienta os gestores na utilização do painel de controle da gestão (dashboard Smartsheet, MS Power BI e outros).
Para mais informações:
contato@valorem.net
WhatsApp (84) 997001515
